Frais professionnels : nouvelles règles et plafonds pour les cotisations sociales

Points clés pour les entreprises

Cet arrêté redéfinit le cadre des frais professionnels déductibles du calcul des cotisations sociales (régime général et agricole). Il remplace les textes de 2002 et 2003, désormais abrogés.

1. Principes généraux

• Les frais professionnels sont des charges inhérentes à l’emploi supportées par le salarié.
• Deux modes d’indemnisation sont prévus :
  • Remboursement réel sur justificatifs.
  • Allocations forfaitaires, dans la limite des plafonds fixés.

2. Repas et restauration (Art. 3)

• Déplacement empêchant le retour : 21,10 € / repas.
• Restauration sur site (horaires atypiques, travail posté, etc.) : 7,40 € / repas.
• Chantier ou hors locaux sans restaurant obligatoire : 10,30 € / repas.
  ⚠️ Une seule indemnité est déductible par période de travail.

3. Véhicule personnel (Art. 4)

• Indemnités kilométriques déductibles dans la limite des barèmes fiscaux annuels.

4. Grand déplacement (Art. 5)

• Métropole :
  • Repas : plafond de 21,10 €.
  • Logement + petit-déjeuner :
  • 75,60 €/jour en Île-de-France.
  • 56,10 €/jour ailleurs.
• Outre-mer et étranger : plafonds alignés sur ceux applicables aux agents de l’État.
• Réduction progressive si l’affectation dépasse 3 mois (85 % puis 70 %).
• Aucune déduction au-delà de 5 ans.

5. Télétravail (Art. 6 & 7)

• Frais admissibles : local, mobilier, matériel, connexion.
• Possibilité de remboursement forfaitaire :
  • Sans accord collectif : 2,70 €/jour (plafond 59,40 €/mois).
  • Avec accord collectif : 3,25 €/jour (plafond 71,50 €/mois).
• Frais d’usage d’outils personnels TIC : allocation possible jusqu’à 54,50 €/mois si absence de justificatifs.

6. Mobilité professionnelle (Art. 8)

• Situation présumée si le trajet > 1h30.
• Frais déductibles :
  • Hébergement provisoire : 84 €/jour (max. 9 mois).
  • Installation : 1 683,80 € (+ 140,40 €/enfant, max. 2 104,70 €).
  • Déménagement, mutation, missions DOM/COM : remboursement sur justificatifs.

7. Déduction forfaitaire spécifique (DFS) – professions à frais élevés (Art. 9)

• Maintien d’une DFS plafonnée à 7 600 €/an pour certaines professions (journalistes, transport, bâtiment, spectacle, etc.).
• Réduction progressive des taux selon les secteurs entre 2023 et 2038, avec extinction progressive (ex. : propreté en 2029, aviation civile en 2033, spectacle vivant en 2032, journalistes en 2038).
• Silence du salarié vaut accord si consultation par l’employeur.
• DFS non cumulable avec certains remboursements spécifiques (voir annexes).

8. Revalorisation automatique (Art. 10)

• Tous les montants sont révisés annuellement au 1er janvier selon l’évolution de l’indice des prix (hors tabac).

9. Abrogation (Art. 12)

• Les anciens arrêtés de 2002 et 2003 sont abrogés.

Actionnables pour les entreprises

• Mettre à jour les politiques internes de remboursement des frais.
• Adapter les barèmes de remboursement (repas, déplacements, télétravail).
• Revoir les conventions collectives / accords d’entreprise pour intégrer les plafonds et forfaits.
• Informer les salariés sur la DFS et recueillir leur consentement (procédure annuelle).
• Suivre l’évolution annuelle des montants (revalorisation automatique).

➡️ Les directions RH, finances et paie doivent mettre à jour leurs outils et process dès 2025, avec un suivi annuel des plafonds publiés.